Gammel vane, vond å vende

I dette blogginnlegget beskriver Arne Krokan hvordan professor Sebastian Thrun ved Stanford University sluttet etter det jeg oppfatter som frustrasjon over et tunggrodd system og mangel på utvikling. Utdanningsinsitusjoner er etter hvert kjent for være vanskelig å endre, men de er langt fra alene. Selv jobber jeg i kommunen og har følt litt på at ting gjøres på en bestemt måte mer av gammel vane enn fordi det er et bevisst valg. Stiller man spørsmål til hvorfor ting gjøres på en spesiell måte er det desidert vanligste (og mest irriterende) svaret at «vi har alltid gjort det slik». Finner man en annen måte å gjøre det på blir da responsen «sånn har vi aldri gjort det før». Nei… og så da?

Dette er selvfølgelig satt litt på spissen, men jeg tror generelt at altfor mye gjøres kun av gammel vane. Kanskje spesielt i offentlig administrasjon. Så hvorfor er det slik? Noe av det ligger nok i at det nettopp er blitt en vane. En del av arbeidsmetodikken blir også bestemt av fagsystem. Disse er ofte store, tunge og vanskelige for en gjennomsnittlig ansatt å gjøre noe med. Det som gjenstår er den delen av arbeidet som de ansatte faktisk kan påvirke. Verktøyene som brukes er gjerne Microsoft Office, uoversiktlige filområder, enorme mengder e-post og hver sin notatbok. I tillegg til ikke ubetydelige mengder A4-ark og ringpermer. Hadde jeg jobbet samme sted for 10 år siden ville jeg tro det var ganske så likt. Noe som jeg synes er veldig rart med tanke på hvorfor stor den teknologiske utviklingen har vært.

I prinsippet så kunne Google Docs fungert som et alternativ til Microsoft Office, selv om Narvik kommune nå har erfart at det ikke er så enkelt likevel. I steden for fellesområder med ulike filstrukturer kunne man brukt løsninger som for eksempel Dropbox eller Box og dermed sluppet stress med VPN-pålogging når man ikke sitter på kontoret. Notatbøker burde absolutt vært byttet ut med Evernote eller lignende. Jeg har ikke tall på hvor mange timer som brukt på å finne frem til informasjon som ingen helt vet hvor var, men som noen husker å ha sett i en filmappe, en notatbok eller på en gammel e-post. Eller kanskje var det en ringperm? Tagget i Evernote hadde samme informasjon tatt sekunder å finne frem til, i steden for timer. E-post og telefon kunne i mange tilfeller vært erstattet av sosiale medier som Yammer. Jeg kan ikke skjønne annet enn at det er veldig lite effektivt med så mye en til en-kommunikasjon i en organisasjon.

Jada, jeg vet alt ikke er så enkelt. Noen jobber med personsensitive opplysninger. Det er lovkrav om arkivering. Man må ha brukerstøtte. Og så videre.. Men det trenger da ikke være så vanskelig heller? Jeg tror det ligger utrolig mye uutnyttet potensiale i digitale løsninger for organisasjoner. Det er nok ikke hensiktsmessig å starte med alt på en gang, men det er også grenser for hvor lenge det fungerer å stikke hodet i sanden.

Teknologiutvikling og samfunnsendring

Jeg tar faget Teknologiendring og samfunnsutvikling ved NTNU, og her er en del av greia at vi skal blogge. Så, her er første blogginnlegg.

På den første samlingen i faget teknologiendring og samfunnsutvikling diskuterte vi blant annet hvilke muligheter man hadde til automatisering og effektivisering, både privat og på jobb. På vår gruppe var vi innom mange gode eksempler hvor vi enten hadde erfart, eller så at det var muligheter for automatisering. Ofte kom vi frem til at det allerede fantes gratis løsninger som kunne bidra til automatisering. Det var nettsteder eller applikasjoner som allerede hadde de funksjonene vi var ute etter. Det var bare det å ta dem i bruk. En av erfaringene var hentet fra min arbeidsplass, Trondheim kommune.

Jeg jobber med økonomioppfølging ut mot skolene og blant arbeidsoppgavene er å legge budsjett for alle skolene i kommunen. En stor andel av budsjettet er basert på elevtall ved skolene, og i den forbindelse sender vi i august hvert år henvendelse til alle skolene der vi ber de rapportere inn elevtall ved skolestart. Måten dette har blitt gjort på tidligere er ved at vi sender ut e-post til enhetene med en Microsoft Word-mal som de så skal fylle ut og sende i retur. Vi mottar da en og en e-post med utfylt skjema som vi da må lagre hver for seg på et filområde. Det må kontrolleres at skjemaene er riktig fylt ut og verdiene må manuelt tastes inn i et regneark som så kan brukes i en budsjettmodell. Tungvint? Ja, litt.

Det siste året brukte vi derfor Google Forms i steden. Det er en veldig grei løsning som enkelt lar deg samle inn og bearbeide informasjon. Du kan med et par enkle trinn lage skjema med ulike typer input, alt etter hvilken type informasjon du ønsker å samle inn. I vårt tilfelle gjorde bruken av Google Forms at vi kun sendte ut en link til enhetene, som da fylte ut skjemaet som vi hadde laget. All informasjonen vi fikk i retur ble lagret i et regneark i Google Docs fordelt på skolene. Det eneste vi trengte å gjøre var å kopiere alt fra Google Docs og inn i budsjettmodellen. Det tok ca 8 sekunder. Omtrent 8 timer mindre enn hva det gjorde før. Genialt!

Meeen… Det var visst ikke så enkelt. For som med de fleste endringer er det noe nytt som må læres. Kanskje spesielt når det er snakk om teknologi. De fleste skolene som skulle benytte seg av skjemaet klarte det helt fint. Skjemaet ble fylt ut slik det skulle og det var tidspesparende både for oss og for skolene. l tillegg var det de som ikke helt fikk det til. En skole fylte ut skjemaet akkurat slik de skulle, men i steden for å bare trykke på send valgte de sin egen vri. De skrev ut web-siden (det ferdig utfylte skjemaet) på papir, skannet det inn igjen som pdf-format og sendte det så på mail til oss. Ikke helt slik vi hadde tenkt, men ok. Ellers var det også en del som etter å ha trykket send, til sin store fortvilelse oppdaget at tallene forsvant fra skjermen og ble byttet ut med en hyggelig takkemelding. De hadde jo tenkt å skrive ut den oversikten for å ha den i ringpermen sin!

Poenget er følgende. Når «mannen i gata» skal ta i bruk nye teknologiske løsninger vil det alltid være noen som ikke helt klarer å henge med. Samtidig treffer kanskje ikke de nye løsningene målgruppen helt slik de var tenkt. Dermed blir det fort et skille mellom de som behersker teknologien og de som ikke gjør det. Hvordan vil dette bli fremover? Vil stadige flere teknologiske løsninger føre til større avvik mellom de som benytter seg av dem og de som ikke gjør det? Håper virkelig ikke det.