I arbeidslivet jobber man ofte «slik man alltid har gjort». Arbeidsmetodene ble innført i en tid da det var færre digitale hjelpermidler og så har metodene på en måte bare blitt værende. Jeg jobber med enhetsoppfølging i kommunal sektor, og tradisjonen tro foregår det via telefon og e-post. Med andre ord blir det mye en-til-en kommunikasjon. Viktig informasjon publiseres gjerne på intranettet og noe sendes også ut på fellesmail til alle enheter. Ofte får man en henvendelse fra en enhet som besvares direkte på telefon. En time senere kan man få akkurat det samme spørsmålet fra en annen enhet, men denne gangen på e-post. Dette krever selvfølgelig et nytt svar, og slik fortsetter det. Det fungerer jo. Man kommuniserer, enhetene får svar på spørsmål og problemene løses. Likevel sitter man gjerne igjen med en følelse av at det ikke er så fryktelig effektivt.
Det er her sosiale medier kommer inn. Gjennom sosiale medier vil spørsmål og svar være synlig for flere enheter og kommunikasjonen vil ikke begrenses til bare to personer. I tillegg har alle muligheten til å stille oppfølgingsspørsmål og kommentere, noe som bør kunne føre til bedre informasjon og færre misforståelser. Det krever derimot åpenhet og deltakelse fra flere, noe som kan være en utfordring. Et godt alternativ til sosiale medier i store organisasjoner er Yammer. Dette er en plattform som minner om en blanding av Twitter og Facebook, men da kun for de ansatte. Den største terskelen her vil mest sannsynlig være å få ansatte på de ulike enhetene til å registrere seg. Får man til det kan mye være gjort.
Foruten terskelen med registrering, vil det også oppleves enda en plattform å forholde seg til. I store organisasjoner er det sjelden mangel på programmer og passord å holde styr på, så det å få enda et passord bør ikke være noe mål i seg selv. For mange kan det også være uvant med konseptet sosiale medier. Hvem kommuniserer man egentlig med? Hva betyr hashtags og mentions? Og hva var egentlig galt med e-post?
Jeg tror man ved hjelp av sosiale medier som Yammer kan få til en bedre enhetsoppfølging i kommunal sektor. Kommunikasjonen vil bli mer effektiv og åpen, enn hva man får til med telefon og e-post. Det at informasjonen ses av flere vil også fungere som kvalitetssikring. Gir man feil svar på et spørsmål er sjansen stor for at det oppdages av noen andre. Forutsetningen for å lykkes med enhetsoppfølging via sosiale medier er derimot at folk deltar. Dette gjelder både rådgivere, enhetsledere og andre som jobber ute på enhetene. Jeg tror det er en stund til det blir helt slutt på e-post (vi jobber tross alt fortsatt med å kvitte oss med papirbunkene), men som IT-sjefen i Trondheim kommune skriver i sin blogg så går nok utviklingen i den retningen.
Øyvinds blogg 