«Ask me anything»

Onsdag 29. august kunne man lese følgende innlegg på nettstedet Reddit: «I am Barack Obama, President of the United States — AMA» (AMA = ask me anything). Med dette skapte han en egen tråd på Reddit og en storm av tweets og meldinger i sosiale medier (les mer om Reddit her). I løpet av den første timen hadde over 10.000 kommentert i denne tråden. Etter et par timer var man oppe i 100.000 visninger i timen, og i løpet av to dager var det over 5,3 millioner som hadde vært inne og sett på tråden. Nå er ikke Reddit veldig mye brukt i Norge enda, men dette viser noe av potensialet som ligger i sosiale medier og hvordan det kan skape engasjement. Gjennom hvilke tradisjonelle medier kan én mann alene få et tilfeldig (?) utvalg mennesker til å stille 10.000 spørsmål på en time?

Nå er det nok ikke like mye interesse rundt norske politikere som rundt presidenten i USA, men prinsippene for eDemokrati og hvordan politikere kan kommunisere med innbyggerne har derimot mye til felles. Ved politiske valg her hjemme slås det ofte opp i avisene hvor få det er som stemmer ved valget. Samtidig fremheves det hvor viktig det er å bruke stemmeretten og spesielt unge anklages for å ikke bry seg. Det er vanskelig å unngå assosiasjoner til «alt var så mye bedre før»-tankegangen. På tross av dette foregår valgkampen og kontakten med innbyggerne på akkurat samme måte som tidligere. Alle partier har valgprogram som er om ikke hugget i sten, så i hvert fall trykket og distribuert. Med andre ord: verden har forandret seg, men det har ikke valgkampen.

E-demokrati handler i følge Veileder for lokalt eDemokrati om «bruk av informasjons- og kommunikasjonsteknologi for å styrke demokratiet og innbyggernes deltakelse i demokratiske prosesser». Altså handler det om å bruke ny teknologi for å bedre kommunikasjonen mellom politikere og innbyggere. En måte å gjøre det på er å ta i bruk sosiale medier. Når politikere og sosiale medier nevnes i samme setning er det ofte på grunn av sleivete kommentarer og uvettig bruk. Det finnes derimot mange argumenter for hvorfor sosiale medier bør ha en rolle i et politisk valg.

Twitter, Facebook og blogger er alle etablerte verktøy som gjør det enkelt for politikere å nå ut til befolkningen, og for befolkningen å bli hørt hos politikerne. I motsetning til mange av de tradisjonelle kanalene er sosiale medier skapt for dialog. Gjennom blogger kan politikere reflektere rundt dagsaktuelle tema slik at alle som ønsker kan lese. De trenger ikke lenger kjempe om å få plass til innlegg i avisene, men bestemmer selv hva de vil publisere. Et minst like viktig poeng er at hvem som helst kan komme med synspunkter og kommentere på bloggen. Slik kan man ha en åpen diskusjon som ikke begrenses av hvem som er til stede på et gitt tidspunkt og som kun er tilgjengelig for et begrenset antall mennesker. Medier som Twitter og Facebook er typisk egnet til kortere meldinger, men er med sitt grensesnitt enda bedre egnet til dialog enn blogger. Det er lettere å følge med på politikere og partier, og sannsynligvis er også terskelen lavere for å kommentere og delta i diskusjoner. Nettopp terskelen ved å delta er et viktig argument for å ta i bruk sosiale medier. De fleste bryr seg om mange saker som behandles i politikken, men mange opplever at hele det politiske systemet er tungvint og ser da heller ikke på hvilken måte politikken berører dem. Ved å dra politikken inn i sosiale medier kan man lettere gjøre denne gruppen oppmerksomme på hvilke saker som diskuteres i politikken. På den måten vil man kunne nå og innvolvere grupper som tradisjonelt ikke har vært aktive i politikken. Innbyggere som allerede har deltatt i politiske diskusjoner på Twitter eller Facebook, vil sannsynligvis ha en lavere terskel for å komme seg til stemmelokalet enn de ikke hadde deltatt i diskusjoner.

Vi er ikke helt kommet dit at innbyggere kan levere stemmeseddelen på Facebook. Heldigvis vil kanskje noen si. Man kan derimot bruke sosiale medier til å skape engasjement. Og økt engasjement må man tro bidrar til økt valgdeltakelse. Hvem vet, om noen år er kanskje offentlige debatter i sosiale medier en del av politikere sin hverdag.

Rollekonflikter i sosiale medier

Etter hvert som sosiale medier blir mer og mer vanlig i profesjonelle sammenhenger dukker det også opp spørsmål om hvordan det skal brukes. Hvilke roller skal man ha? Hvor personlig skal man være for eksempel i sin kommunikasjon med kunder? Mye av det som kjennetegner kommunikasjon gjennom sosiale medier er nettopp det at kommunikasjonen blir mer uformell og direkte, både i innhold og formuleringer. Dette er helt greit når man opptrer som privatperson, men det kan være problematisk når man representerer noen andre. Det er ikke sikkert dine private meninger og synspunkter harmonerer med hvordan din arbeidsgiver ønsker å fremstå.

Et eksempel på grupper som ofte kommer i medias søkelys på grunn av aktivitet i sosiale medier er politikere. Hvilke retningslinjer har de? Hvor «private» kan de være i sin bruk av sosiale medier? Det finnes flere eksempler på politikere som har måttet gå på grunn av ytringer på sosiale medier. Selv om det er ganske tydelig at de opptrer som privatperson, er deres ytringer noe som partiet ikke kan assosieres med. Det ble også mye bråk i tidligere i høst da formannskapet i Trondheim kommune dro på tur til Spania. Her valgte en av politikerne å legge ut bilder av «øldrikkende og sovende politikere» på sin Facebook-side, noe som ikke ble like godt mottatt av alle. Også her er det ganske tydelig at hun legger ut sine private bilder, men de er heller ikke mer private enn at de trykkes i Adressa neste dag. Det er selvfølgelig ikke heldig for formannskapet i Trondheim når det som var ment å være en seriøst studietur blir fremstilt som en fylletur. Dette er et godt eksempel på konflikten man opplever når man har ulike roller i sosiale medier. Selv om man selv opplever at man opptrer som privatperson kan andre oppfatte det som man handler på vegne av gruppen man tilhører, i dette tilfellet formannskapet i en kommune.

Slike eksempler viser hvor viktig det er at man er bevisst i sin bruk av sosiale medier når man har flere roller. Som politiker eller ansatt må man være klar over hvilke roller man har. Samtidig er det også viktig å være klar over at det ikke alltid er mulig å trekke en klar grense mellom hvor man slutter å opptre som privatperson og hvor man går over til å representere en gruppe. Er mann en profilert politiker eller leder, vil måten man fremstiller seg selv på i sosiale media alltid kunne slå tilbake på partiet eller organisasjonen man er en del av. Difi oppfordrer i sin veileder til å opptre med kløkt i sosiale medier. Det er ikke nødvendigvis det mest konkrete rådet som er gitt, men det er kanskje likevel det beste rådet man gi.

Organisasjon 2.0

I forrige blogginnlegg skrev jeg om hvordan delingskulturen ikke har utviklet seg like raskt som mulighetene innenfor teknologien. Det er kanskje ikke så rart, for dagens teknologi og digitale tjenester byr på enorme muligheter sammenlignet med for et par år siden. Med sosiale nettverk som Facebook og Twitter i spissen har det dukket opp digitale tjenester som paddehatter. Du har egne sosiale nettverk for bilder (Instagram, Pinterest, 500px…), video (YouTube, Vimeo, Viddy…), blogging (WordPress, Blogspot, Tumblr…) og så videre. Fellestrekket med disse er at de alle åpner opp for muligheter som ikke fantes for et tiår siden.

I kjølvannet av disse nettstedene har det også dukket opp stadig flere tjenester som i større grad retter seg mot bedrifter og organisasjoner. Et eksempel på dette er Yammer. Yammer er et mikrobloggverktøy som kan ses på som en kombinasjon av Twitter og Facebook for bedrifter. Her har du muligheten til å opprette grupper (som på Facebook) for prosjekter, avdelinger og interesseområder. Og du kan merke innlegg med emner (som hashtags på Twitter). Dette kombinert med funksjoner som chat, direktemeldinger, samskriving og opplasting av filer gjør at man med verktøy som Yammer kan jobbe og kommunisere mye bedre enn tidligere. I steden for å sende e-post med ulike versjoner av dokumenter rundt omkring i organisasjonen kan nå alle jobbe på samme dokument og kommunisere i grupper. Dokumenter og kommentarer er også lettere å finne igjen og dele med andre.

På mange måter bidrar sosiale medier til å oppheve begrensningene som oppstår i en tradisjonell organisasjonsstruktur. Ikke bare med tanke på arbeidsoppgaver, men også i forhold til kunnskapsdeling. Kunnskapen man har behov for finnes ofte på ulike steder i organisasjonen. En utfordring er at det ofte kan være vanskelig å vite hvor denne kunnskapen finnes (om den finnes i det hele tatt), en annen utfordring er å få tak i den. I tillegg til spørre rundt på ulike avdelinger i organisasjonen er det vanlig å se hva man finner på intranettet. Ikke bare kan det være dårlige søkefunksjoner, men det er ofte også et spørsmål om kvaliteten på den informasjonen man faktisk finner. Ikke alt som står på intranett er nemlig god informasjon. Mye er ofte utdatert og det kan være vanskelig å vite om opplysningene fremdeles er gyldige. Sosiale medier åpner for en mye mer dynamisk kunnskapsdeling. Du får plutselig muligheten til å stille spørsmål og få svar fra ulike steder i organisasjonen på kort tid. Du trenger ikke lenger lete opp enkeltpersoner på ulike avdelinger. I steden for å få informasjon fra utvalgte personer kan du ved hjelp av sosiale medier internt i organisasjonen i større grad utnytte organisasjonens kollektive kunnskap. En ting er at dette sannsynligvis vil gi deg bedre informasjon, et annet viktig poeng er at spørsmål og svar også deles med resten av organisasjonen. Med dette er det ikke bare enkeltpersoner som drar nytte av kunnskapsdelingen, men hele organisasjoner.

David Sacks, administrerende direktør i Yammer, uttalte nylig:

«Five years from now not having a social network in a company will be like not having email or phones»

Han har selvfølgelig en viss egeninteresse i at bedrifter tar i bruk sosiale nettverk, og da helst Yammer, men man skal ikke se bort i fra at han har rett likevel.

Delingskultur i offentlig sektor

Mens deling og delingskultur er i ferd med å bli buzz-words i media og dagligtale, er delingsvanene mye de samme som før. Fremveksten av nye sosiale medier gjør det lettere å dele på nett, men at man har muligheten til å dele betyr ikke nødvendigvis at man deler mer. For mange er sosiale medier fortsatt synonymt med Facebook. Et sted hvor man deler helgens aktiviteter og gjerne hva man spiste til middag. Hva skal man så med dette på jobb?

Sosiale medier åpner for helt ny måter å arbeide og samhandle på. Dette er en side av sosiale medier som ikke har fått den oppmerksomheten det fortjener. De gangene man hører om sosiale medier i media er det som oftest noen som har delt noe de ikke skulle ha delt. Enten det er snakk om politikere på tur eller upassende meningsytringer. Det er ikke rart det blir skepsis av sånt. Når det blir snakk om bruk av sosiale medier i jobbsammenheng er det derfor ikke alle som er like positive. Argumenter som ofte trekkes frem er dårlig sikkerhet og frykt for at personsensitive opplysninger skal komme på avveie. Hvorfor kan vi ikke bare arbeide slik vi alltid har gjort? Isteden for å kun fokusere på farene burde man i større grad fokusere på mulighetene som ligger der. Joda, man har muligheten til å dele informasjon på sosiale medier som ikke burde deles. Gjelder ikke dette andre medier også? Bør man la være å bruke telefon fordi man kan komme til å si ting man angrer på senere? Egentlig er ikke prinsippene for sosiale medier noe annerledes. Det er ikke at man ikke har hatt muligheten til å dele tidligere, det blir bare på enklere ved hjelp av sosiale medier. På godt og vondt.

En annen utfordring knyttet til sosiale medier er at de ikke helt harmonerer med hvordan organisasjoner flest er bygget opp. Mens sosiale medier fokuserer på nettverk, er organisasjoner ofte hierarkisk oppbygd. Dette medfører også at sosiale medier ikke følger de samme kommunikasjonslinjene som praktiseres i dagens organisasjoner. Dette er en utfordring, men også blant de største styrkene. Sosiale medier kan bidra til å fjerne begrensningene som en hierarkisk oppbygd organisasjon har. De vil med dette bidra til bedre kommunikasjon og en mer effektiv informasjonsflyt i offentlig sektor. Det er dette man skal fokusere på, ikke at man har muligheter til å gjøre noe dumt hvis man prøver på det.

Teknologien åpner for nye måter å jobbe på i offentlig sektor, men man har fortsatt til gode og utnytte dette. Clay Shirky har uttalt følgende: «Revolusjonen skjer ikke når samfunnet tar i bruk nye verktøy, den skjer når samfunnet endrer adferd». Vel, det er på tide å endre adferd.

E-post og telefon vs sosiale medier

I arbeidslivet jobber man ofte «slik man alltid har gjort». Arbeidsmetodene ble innført i en tid da det var færre digitale hjelpermidler og så har metodene på en måte bare blitt værende. Jeg jobber med enhetsoppfølging i kommunal sektor, og tradisjonen tro foregår det via telefon og e-post. Med andre ord blir det mye en-til-en kommunikasjon. Viktig informasjon publiseres gjerne på intranettet og noe sendes også ut på fellesmail til alle enheter. Ofte får man en henvendelse fra en enhet som besvares direkte på telefon. En time senere kan man få akkurat det samme spørsmålet fra en annen enhet, men denne gangen på e-post. Dette krever selvfølgelig et nytt svar, og slik fortsetter det. Det fungerer jo. Man kommuniserer, enhetene får svar på spørsmål og problemene løses. Likevel sitter man gjerne igjen med en følelse av at det ikke er så fryktelig effektivt.

Det er her sosiale medier kommer inn. Gjennom sosiale medier vil spørsmål og svar være synlig for flere enheter og kommunikasjonen vil ikke begrenses til bare to personer. I tillegg har alle muligheten til å stille oppfølgingsspørsmål og kommentere, noe som bør kunne føre til bedre informasjon og færre misforståelser. Det krever derimot åpenhet og deltakelse fra flere, noe som kan være en utfordring. Et godt alternativ til sosiale medier i store organisasjoner er Yammer. Dette er en plattform som minner om en blanding av Twitter og Facebook, men da kun for de ansatte. Den største terskelen her vil mest sannsynlig være å få ansatte på de ulike enhetene til å registrere seg. Får man til det kan mye være gjort.

Foruten terskelen med registrering, vil det også oppleves enda en plattform å forholde seg til. I store organisasjoner er det sjelden mangel på programmer og passord å holde styr på, så det å få enda et passord bør ikke være noe mål i seg selv. For mange kan det også være uvant med konseptet sosiale medier. Hvem kommuniserer man egentlig med? Hva betyr hashtags og mentions? Og hva var egentlig galt med e-post?

Jeg tror man ved hjelp av sosiale medier som Yammer kan få til en bedre enhetsoppfølging i kommunal sektor. Kommunikasjonen vil bli mer effektiv og åpen, enn hva man får til med telefon og e-post. Det at informasjonen ses av flere vil også fungere som kvalitetssikring. Gir man feil svar på et spørsmål er sjansen stor for at det oppdages av noen andre. Forutsetningen for å lykkes med enhetsoppfølging via sosiale medier er derimot at folk deltar. Dette gjelder både rådgivere, enhetsledere og andre som jobber ute på enhetene. Jeg tror det er en stund til det blir helt slutt på e-post (vi jobber tross alt fortsatt med å kvitte oss med papirbunkene), men som IT-sjefen i Trondheim kommune skriver i sin blogg så går nok utviklingen i den retningen.